Uppstart för H2 Garantisamordnare (8-12 veckor före inflytt)
Nu är det dags för Eftermarknad att vakna till, 8-12 veckor innan inflytt ska Eftermarknadsavdelningens ansvariga garantisamordnare påbörja sammanställningen för det nya projektet som är i sitt slutskede.
Första dokumentet som garantisamordnare ska påbörja är Powerpointen ”H2_Eftermarknad_Garantistart”. Detta är viktigt att den fylls i komplett. Syftet är att använda Powerpointen vid garantistartmötet med förvaltning & beställare.
Powerpointen kommer kräva en del utredning för garantisamordnaren att komma in i projektet. Ta kontakt med Platschefen, Projektledaren och Inköp ifall du saknar information för aktuellt projekt.
Utgå ALLTID från Projektpärmen (allmänna) när du förser dig med information. Om rutiner har följts hela vägen kommer en stor gällande information du behöver ha ligga i mappen ”Slutdokumentation”. Övrig dokumentation som Avtal etc hittar du i den interna team foldern. Slutdokumentationen innehåller följande:
Om mappstrukturen och kontaktlistan i BOON har hanterats väl under projektet kommer det gå enkelt. Det kan däremot hända att PC/PL/Inköp missar att spara ner eventuella dokument som avser drift & underhåll som du behöver sammanställa i nedan lista som finns med i Powerpointen.
6 veckor före inflytt borde du ha kommit iordning med ditt material och du kan skicka iväg en kallelse till ditt första garantistartmöte med vår förvaltare & beställare. Som du har lärt dig efter ovanstående arbete är det beställaren vi har kontraktet mot och det är dom som ska få kallelsen då vi eventuellt inte vet ännu vem som ska förvalta fastigheteten.
När Powerpointen är klar ska den placeras i ”01. Garantistart”.
Garantistartmöte med Förvaltare & Beställare
Första mötet med förvaltare & beställare ska ske 4 veckor före produktionsavslutet. Syftet med detta möte är att presentera H2 Eftermarknadsavdelning och ge en trygghet till beställaren att vi fortfarande kommer ta hand om fastigheten vi har byggt. Presentationen bör även handla om att utbilda vår beställare kring drift & underhållsarbetet som krävs för fastigheten. Se över kommunikationsvägar och framförallt, presentera H2 garantiprocess.
Garantianmälan
Länk till Garantianmälningsblankett
Garantianmälan skickas ut i samband med startmötet till vår beställare och presenteras noggrant. Det är viktigt för eftermarknadsprocessen att denna fylls i komplett och skickas till vår garantimejl (garanti@h2entreprenad.se).
Om blanketten inte bifogas vid anmälningen ska inte garantihanteringen påbörjas. Förklara detta väldigt noggrant till vår beställare under mötet då vi måste få in komplett information enligt blankett.
Om blanketten är komplett påbörjar vi vår resa genom garantihanteringen. Innan du påbörjar hanteringen i vår garantimejl måste du läsa igenom vår garantilathund. Efterlevs inte denna garantiprocess kommer struktur och effektivitet minska kraftigt och vi har större risk att fördröja garantihanteringen.
Garantilathunden
Garantilathundens syfte är att enkelt kunna lära sig hur man hanterar ett garantiärende hos H2.
Uppföljningsexcelen
Lathunden hänvisar vidare till bland annat till en Uppföljnings-Excel där vi registrerar in varje garantiärende och följer upp ärendestatus. Excelen är konstruerad så att man enkelt kan filtrera på aktuell status och vilken yrkesgrupp den tillhör. Eftermarknadschefen kommer gå igenom respektive projekts excel inför varje veckoavstämning så det är viktigt att den är uppdaterad. Det är garantisamordnare som ansvarar för att excelen för sitt projekt förblir uppdaterad.