Inköp av konsultuppdrag (ABK09)

Vår taktik för inköp av konsultuppdrag

Oavsett om det är en tidigare använd konsult eller en helt ny finns det delar som vi måste bearbeta i alla våra projekt. Starta med identifiera omfattningen kring handlingar som ska fram och i vilken ordning. Har vi gjort vår planering när respektive handling behöver levereras underlättar det för konsulterna att planera sina resurser för projektet. Utvärdera omfattningen att handla upp mot en löpande peng kontra ett fastpris. Riskutvärdera konsulterna i både resurser, effektivitet och struktur. Stäm av med operativ chef kring återföring mot andra projekt och hur framdriften har varit, ibland kan det vara så att vissa konsulter behöver påtryckning medan andra behöver bromsas in för att inte hamna för långt fram med risk att behöva revidera.

Förfrågningsunderlag (FFU)

  • Våra förfrågningar skall innehålla ett tydligt sammanställt underlag på arbetets omfattning som är kalkylerbart för anbudsgivaren och jämförbart för oss på H2, det handlar om att vi som köpare lämnar över ett så enkelt och informativt underlag som möjligt för att hamna så nära en korrekt offert som möjligt redan från början, och samtidigt, att det är enkelt för företaget som lämnar offerten att sätta sig in i behovet. Att skicka över mer handlingar än vad som krävs skapar merjobb, fokus era på kärnan. Innehållet måste alltid projektanpassas. Vid utskick av förfrågan gör vi detta via mejl och hänvisar till underlaget till med en länk till mappen man har paketerat.

Projektanpassat innehåll

För ett tydligt och jämförbart anbud.

  • Kravbeskrivningar

    Dom handlingar som är aktuella för uppdraget, vanligtvis är det en rambeskrivning som finns framme och ev miljöcertifieringar.

  • PM

    Uppdragsbeskrivning där vi presenterar vårt behov från hur vi ska ta projekteringen från en Bygglovshandling till en Relationshandling. Dvs. en tydligare överlämning där vi presenterar för konsulten vad vi behöver hjälp med.

  • Tidplan

    En tidplan utförd i BOON där leverans utav handlingar framgår samt tider när projmöten förväntas hållas.

Anbudsgranskning

Vid granskning av anbud behöver man vara på hugget. Den viktigaste regeln vi har är att inte jämföra äpple med päron. För att välja rätt entreprenör behöver helheten sitta så vi inte får oväntade kostnader under resans gång.

Checklista vid granskning
Jämför anbuden på lika villkor, det lägsta anbudet är inte alltid bäst

  • Anbudet uppfyller ställda krav

    Leverantören måste klara våra ställda krav från förfrågningen, frånskriver sig leverantören på någon post?

  • Jämför inte äpple & päron

    Jämför anbuden på lika villkor.

  • Prislistor & A-pris

    Framgår det a-priser? På detta satt kan vi själva kontrollmängda och be om intern återföring mellan liknande projekt för att få en känsla om det är rimligt pris eller ej.

  • Reservationer eller oklarheter

    Finns det reservationer? Vilka antagande har leverantören gjort själva? Så fort det blir det minsta otydligt ska vi be om förtydligande om varför man frånsäger sig.

  • Riskutvärdera anbudet i sin helhet

    För låga anbud kan innebära försök till ÄTA-kostnader, återigen får vi inte jämföra äpple med päron.

  • Kapacitet

    Kontrollera kapaciteten hos leverantören så att tidplanen framgår och vad som förväntas.

Synergier mellan projekt
Vi söker entreprenörer som vill ha en långsiktigt hållbar relation med oss

  • Gemensam upphandling mellan projekt

    Finns det möjlighet att göra gemensam upphandling utav material till en större volym om vi inte kommer rätt i pris? Utvärdera och kommunicera internt med Operativ Chef

  • Erfarenhetsåterföring

    Har vi nyss handlat upp produkter på ett annat projekt, vad fungerar bra och vad kunde blivit bättre i den upphandlingen? Är den tidigare köpta kvaliteten den vi vill fortsätta med? Vilka produkter ha eftermarknad på sin top 10 lista?

Beställningsskrivelse

När man är överrens är det dags att paketera ihop innehållet för att forma en beställning.

Beställningens innehåll
Kravställande vid beställning av en ABM07, beställningen ska paketeras ihop till en komplett binder med följande bilagor som står nedan

  • Beställningsmall ABM07 (Klicka för mall)

    Klicka för att komma åt vår beställningsmall för ABM07. Beställningen ska projektanpassas enligt mallen. Var noggrann och läs igenom mallen så man förstår varje del inom det. Datum på gällande FFU ska framgå.

  • PM

    Sammanställning av kommunicerat material

  • Gällande Anbud

    Senaste gällande anbud från leverantören. Revideras upp löpande under förhandlingarna, ha koll på vilket som är det senaste gällande underlaget.

  • Code of Conduct (Klicka för mall)

    Signering av vår uppförande kod

Translate »