testar123https://www.h2entreprenad.se

03. Eftermarknad

Eftermarknad

Eftermarknad har fått en stor förändring under 2021 där både struktur och processer har granskats och förädlats. Då H2 fortfarande är relativt unga så har eftermarknad för projekten inte beprövats till sitt max ännu och vi har för tillfälligt inte så mycket statistik kring det. Området i sig är inte nytt och vi har god intern kunskap men det har funnits förbättringspotential i processerna i sin helhet. I detta avsnitt kommer du hitta processen från 8 veckor före inflyttning tills vårat garantiansvar löper ut (5år). Vi kommer även kika på hur H2 kommer vara behjälpliga med ”Byggservice”. Byggservice är en ny tjänst som erbjuder lösningar på tilläggsbeställningar från beställaren efter Inflytt har skett.

Notis:  Begreppet ”Eftermarknad”  hos H2 innehåller både Garanti & Byggservice

 

Förberedelser och planering i BOON

(Ansvar Eftermarknadschef)

Det är eftermarknadschefs ansvar att kontrollera mappstruktur och se till att samtliga dokument finns tillgängliga innan en garantisamordnare tar vid. Följ checklistan att kontrollera vid uppstarten. (Påbörja detta arbete 10-14 veckor innan inflytt)

 

1. Kontrollera så mappstruktur ser ut enligt nedan i mappen ”XX. Eftermarknad”

2. Kontrollera så att ”H2_Eftermarknad_Projnamn” är den senaste gällande excel- mallen där datafliken är uppdaterad etc.

3. Kontakta H2 System för tilldelning utav projektbehörighet i BOON.

4. Lägg till det nya projektet i BOON och planera in den första åtgärdsveckan. Lägg den första åtgärdsveckan långt fram (ca 15 veckor beroende på prioritet utefter överlämningen från produktion)

5. Resursplanera och utse ansvarig garantisamordnare för projektet.

6. Kontakta Beställare när den första åtgärdsveckan är inplanerad direkt.
(första åtgärdsveckan kan omvandlas till en ”Fokusvecka”  istället om det inte har kommit in några garantianmälningar. Då passar ansvarig garantisamordnare på att se över projektet proaktivt och dubbelkollar hur service & underhållsarbetet har fungerat i fastigheten. Kontrollera även så att förvaltaren har fått all dokumentation etc.

 

 

Uppstart för H2 Garantisamordnare (8-12 veckor före inflytt)

(Ansvar garantisamordnare)

Nu är det dags för Eftermarknad att vakna till, 8-12 veckor innan inflytt ska Eftermarknadsavdelningens ansvariga garantisamordnare påbörja sammanställningen för det nya projektet som är i sitt slutskede.

Första dokumentet som garantisamordnare ska påbörja är Powerpointen ”H2_Eftermarknad_Garantistart”.  Detta är viktigt att den fylls i komplett.  Syftet är att använda Powerpointen vid garantistartmötet med förvaltning & beställare.

Powerpointen kommer kräva en del utredning för garantisamordnaren att komma in i projektet. Ta kontakt med Platschefen, Projektledaren och Inköp ifall du saknar information för aktuellt projekt.

 

Utgå ALLTID från Projektpärmen (allmänna) när du förser dig med information. Om rutiner har följts hela vägen kommer en stor gällande information du behöver ha ligga i mappen ”Slutdokumentation”. Övrig dokumentation som Avtal etc hittar du i den interna team foldern.  Slutdokumentationen innehåller följande:

Om mappstrukturen och kontaktlistan i BOON har hanterats väl under projektet kommer det gå enkelt. Det kan däremot hända att PC/PL/Inköp missar att spara ner eventuella  dokument som avser drift & underhåll som du behöver sammanställa i nedan lista som finns med i Powerpointen.

6 veckor före inflytt borde du ha kommit iordning med ditt material och du kan skicka iväg en kallelse till ditt första garantistartmöte med vår förvaltare & beställare. Som du har lärt dig efter ovanstående arbete är det beställaren vi har kontraktet mot och det är dom som ska få kallelsen då vi eventuellt inte vet ännu vem som ska förvalta fastigheteten.

När Powerpointen är klar ska den placeras i ”01. Garantistart”.

 

Garantistartmöte med Förvaltare & Beställare

Första mötet med förvaltare & beställare ska ske 4 veckor före produktionsavslutet. Syftet med detta möte är att presentera H2 Eftermarknadsavdelning och ge en trygghet till beställaren att vi fortfarande kommer ta hand om fastigheten vi har byggt. Presentationen bör även handla om att utbilda vår beställare kring drift & underhållsarbetet som krävs för fastigheten. Se över kommunikationsvägar och framförallt, presentera H2 garantiprocess.

 

Garantianmälan

Länk till Garantianmälningsblankett

Garantianmälan skickas ut i samband med startmötet till vår beställare och presenteras noggrant. Det är viktigt för eftermarknadsprocessen att denna fylls i komplett och skickas till vår garantimejl (garanti@h2entreprenad.se).

Om blanketten inte bifogas vid anmälningen ska inte garantihanteringen påbörjas. Förklara detta väldigt noggrant till vår beställare under mötet då vi måste få in komplett information enligt blankett.

Om blanketten är komplett påbörjar vi vår resa genom garantihanteringen. Innan du påbörjar hanteringen i vår garantimejl måste du läsa igenom vår garantilathund. Efterlevs inte denna garantiprocess kommer struktur och effektivitet minska kraftigt och vi har större risk att fördröja garantihanteringen.

 

Garantilathunden

Garantilathundens syfte är att enkelt kunna lära sig hur man hanterar ett garantiärende hos H2.

Länk till Garantilathund

 

Uppföljningsexcelen

Lathunden hänvisar vidare till bland annat till en Uppföljnings-Excel där vi registrerar in varje garantiärende och följer upp ärendestatus. Excelen är konstruerad så att man enkelt kan filtrera på aktuell status och vilken yrkesgrupp den tillhör. Eftermarknadschefen kommer gå igenom respektive projekts excel inför varje veckoavstämning så det är viktigt att den är uppdaterad. Det är garantisamordnare som ansvarar för att excelen för sitt projekt förblir uppdaterad.

 

Länk till Uppföljnings-Excel

 

 

Byggservice

Nedan presenteras processen för byggservice. Utvecklingen pågår och mer information kommer under 2022.

 

 

 

 

Translate »