Effektiva möten
En hållbar möteskultur bidrar till en positiv påverkan på den sociala arbetsmiljön och förväntningar blir tydliga inom projektgruppen. I effektiva möten tar vi tillvara på kreativitet och engagemanget hos deltagarna med en genomtänkt och satt agenda. Vi på H2 vill vara effektiva och förespråkar digitala möten så långt det går.
Är du mötesägare har du chans att påverka mötets förlopp, vi har lyft fram 5st punkter att ta med inför möten. Blir du kallad till ett möte utan agenda eller mål är det dags att ifrågasätta mötet för att främja en mer hållbar möteskultur i vår bransch.
- Struktur & Agenda
Vad är syftet med mötet? Vad är det vi vill åstadkomma under mötet?
Förbered en dagordning där samtliga deltagare ska ha en tydlig roll under mötet.
- Underlag
För att alla ska kunna förbereda sig krävs det att besluts – eller förberedande material skickas ut i samband med möteskallelsen.
- Rätt personer
Bjud in de som berörs av innehållet i mötet utifrån satt agenda. Ibland behöver inte alla deltagare lyssna med hela mötet utan kan avlägsna sig och ta del utav mötesprotokollet.
- Fokus
Se till att dom som berörs av frågorna är med i diskussionen.
Telefoner skall sättas på ”Stör Ej” och du ska trycka på ”Mute” när du inte pratar så eventuella bakgrundsljud ej stör vid digitala möten.
- Avslut
Vilka är slutsatserna av mötet? Vem skall göra vad till vilket datum? Vilka beslut har tagits på mötet? Vilka frågor togs inte upp som vi ville? Hur och när hanteras dessa?
Grundmall – Protokoll
Vår mall är enkelt uppbyggd och kräver att man förbereder protokollet innan mötet beroende på syfte, mål, agenda, deltagare etc.
Läs mer på ”Effektiva Möten” .
Projmötesprotokoll
Under April 2022 har vi uppdaterat projekteringsprotokollet med styrande rubriker och grafiskt utseende. För att få en förståelse på hur ett projekteringsmöte kan se ut finns det ett referens projekt att ta del av via exemplet som utgår från nedan mall.
Länk till exempel ” 63020-Proj4_Exampel ”
Länk till mall: ” Projektnr-ProjX ”
Startmötesprotokoll
Protokoll för startmöte (Underentreprenör)
Under April 2022 har vi uppdaterat startmötesprotokollet med styrande rubriker och grafiskt utseende. Anledningen till uppdateringen är att göra det enklare för platsledningen att bedriva enhetliga startmöten för respektive UE utan att H2 minimum nivå äventyras på vad som ska genomarbetas. Återigen är detta startmötesprotokoll en vägledning och kräver både förberedelse och projektspecifik anpassning som vilket annat möte som helst.
Länk till mall: ”Projektnr-Startmöte-UE namn”
Protokoll för startmöte (Avfallsleverantör)
I samband med den nya lagen som trädde i kraft första november 2020 har vi valt att ta fram ett specifikt statmötesprotokoll för avfallsleverantörer. För mer information kring avfall, läs mer på APD (Avfall)
Länk till mall: ”Projektnr-Startmöte-avfall”
För mer information kring avfall, läs mer på avsnittet APD (Avfall)
UE-mötesprotokoll
Under April 2022 har vi nu uppdaterat UE-mötesprotokollet där vi har tagit lärdomar från våra befintliga projekt.
Länk till mall: ” Projektnr-UEmöte X”